¿Cuánto cuesta un sistema de reservas para un club deportivo?

Un sistema de reservas para un club deportivo en Chile cuesta, en la práctica, entre $0 y $150.000 al mes, dependiendo del modelo de cobro y de cuánto necesites que el software haga por ti. La horquilla es tan amplia porque "sistema de reservas" abarca desde una planilla compartida gratis hasta una plataforma que además cobra online, arma torneos, controla el POS y responde WhatsApp con IA.

Antes de comparar cifras conviene separar dos cosas: el precio de lista (lo que aparece en la web del proveedor) y el costo real (lo que efectivamente pagas cuando sumas comisiones por transacción, addons y horas de tu equipo administrando el sistema a mano). Un plan "barato" que te cobra un porcentaje de cada reserva puede terminar más caro que una mensualidad fija si tu complejo mueve volumen.

En esta guía revisamos los rangos honestos del mercado, los dos modelos de cobro que vas a encontrar, qué debería venir incluido y cómo calcular si la inversión se paga sola. Usamos los planes de AgendaCancha como referencia concreta, pero los criterios sirven para evaluar cualquier proveedor.

Planilla o agenda gratis ($0): Google Calendar, un Excel compartido o un grupo de WhatsApp. No tiene costo de licencia, pero tampoco cobra online, no evita dobles reservas y consume horas de recepción respondiendo mensajes. Sirve para un club chico que recién parte, no para uno que quiere crecer.

Software por comisión (0 pesos fijos + 3% a 8% por reserva): plataformas que no cobran mensualidad pero se quedan con un porcentaje de cada pago online. Atractivo si arriendas poco; caro cuando el volumen sube, porque el costo crece exactamente cuando más vendes.

Software SaaS con mensualidad fija ($25.000 a $75.000 al mes): la categoría donde vive AgendaCancha. Pagas un valor plano y las funciones vienen incluidas, sin que el proveedor muerda cada transacción. Es lo más predecible para presupuestar y lo que mejor escala cuando el club se llena.

Desarrollo a medida ($1.500.000 en adelante, una vez, más mantención): mandar a construir tu propio sistema. Solo tiene sentido para cadenas grandes con necesidades muy particulares; para un club o complejo estándar es matar una mosca a cañonazos.

Los dos modelos de cobro que vas a encontrar son mensualidad fija y comisión por transacción. La comisión suena bien porque "solo pagas cuando vendes", pero castiga el crecimiento: si un complejo factura $4.000.000 al mes en arriendos y el proveedor cobra 5%, son $200.000 mensuales, muy por encima de cualquier mensualidad plana.

La mensualidad fija, en cambio, te deja quedarte con el 100% de lo que arriendas. Solo asumes el costo de la pasarela de pago (por ejemplo Flow.cl), que es el mismo cobre cualquier plataforma que uses. Para un club con ocupación estable o al alza, el valor plano casi siempre gana.

La pregunta clave para decidir es simple: ¿cuánto arriendo al mes? Si tu facturación por reservas online multiplicada por el porcentaje de comisión supera una mensualidad fija, el modelo plano te conviene. En la mayoría de los complejos con más de dos canchas, ese cruce se da rápido.

No todos los planes valen lo mismo aunque cuesten parecido. Un sistema serio debería incluir en la mensualidad: reservas online 24/7, calendario que evita dobles arriendos, cobro anticipado con pasarela, micrositio público para compartir en redes, y reportes de ocupación e ingresos. Si algo de eso figura como "addon", el precio de lista engaña.

Sobre lo básico, hay funciones que legítimamente pueden cobrarse aparte porque no todos las usan: el bot de WhatsApp con IA que responde y toma reservas solo, la gestión de torneos con fixture automático, o módulos de academia. En AgendaCancha, por ejemplo, el bot de WhatsApp con IA es un addon opcional de +$29.990 al mes; el resto viene en el plan.

El costo aparte que siempre existe, con cualquier proveedor, es la comisión de la pasarela de pago. No es del software: es lo que cobra Flow, Transbank o quien procese la tarjeta. Descuéntalo mentalmente cuando compares, porque lo vas a pagar igual sin importar qué sistema elijas.

Para aterrizar los rangos, estos son los planes reales de AgendaCancha, cobrados por mensualidad fija y en pesos chilenos: Inicia $29.990/mes (hasta 2 canchas), Club M $49.990/mes (3 a 4 canchas), Club L $59.990/mes (5 a 6 canchas) y Club XL $64.990/mes (7 o más canchas). El precio escala por tamaño del recinto, no por cuánto vendas.

Todos los planes incluyen reservas online, control de no-show con cobro anticipado, POS con inventario, gestión de jugadores, torneos, clases y reportes. El bot de WhatsApp con IA se suma como addon opcional de +$29.990/mes para los clubes que quieren automatizar la atención por chat.

Antes de firmar puedes tomar la prueba de 14 días gratis, sin tarjeta de crédito, y cargar tus propias canchas y horarios para ver cómo se comporta con datos reales. Probar con tu operación es la única forma honesta de saber si un sistema calza con tu club antes de pagar.

El error al evaluar un sistema de reservas es mirar solo el costo y no el retorno. La cuenta correcta compara la mensualidad contra lo que el sistema te hace recuperar, y ahí el gran factor es el no-show: las horas que se pierden porque alguien reservó y no llegó, o canceló a última hora sin pagar.

Pongamos números conservadores. Si tu hora de cancha vale $20.000 y evitas apenas cuatro no-show al mes gracias al cobro anticipado, recuperaste $80.000: más que cualquiera de los planes. A eso súmale las horas de recepción que dejas de gastar respondiendo WhatsApp para tomar reservas, y las horas peak que se llenan porque el micrositio permite reservar a las 11 de la noche.

Visto así, la pregunta no es "cuánto cuesta", sino "cuánto me está costando no tenerlo". Un club que pierde una o dos horas de cancha por semana en no-show y coordinación manual ya está pagando, en plata que no entra, más que una mensualidad. El sistema no es un gasto: es la herramienta que tapa esa fuga.