Checklist para elegir el software de tu complejo de futbolito

El corazón de un complejo de futbolito es la grilla horaria. Antes de mirar cualquier otra función, revisa que el sistema muestre todas tus canchas en una sola página, con bloques de 60 minutos (o 50 más 10 de recambio) y que soporte tarifas distintas por franja: no cuesta lo mismo un lunes a las 16:00 que un miércoles a las 21:00. Si el software te obliga a un precio único para toda la semana, va a costarte plata todos los meses.

Pide ver cómo se configura el recargo por luz artificial, que en la práctica es el margen del complejo entre abril y septiembre. Lo mínimo aceptable: definir una hora de corte que cambie con la estación, o al menos un precio por bloque que puedas editar sin llamar a soporte. También exige un máximo y un mínimo de anticipación para reservar en línea, para que nadie te tome la cancha de las 21:00 a las 20:55.

Un detalle que casi nadie evalúa en la demo: el bloqueo de canchas por mantención, riego o cambio de pasto sintético. Debe existir un bloqueo visible en el calendario, con motivo escrito, para que recepción no arriende una cancha que está fuera de servicio.

Aquí es donde la mayoría de los sistemas genéricos falla. En futbolito el cliente no es una persona: es un equipo de 10 a 14 jugadores con un capitán que agenda, cobra y reclama. Si el software solo guarda un nombre y un teléfono por reserva, vas a terminar con una libreta paralela, que es exactamente lo que estás tratando de eliminar.

Exige una ficha de equipo con nombre, color de camiseta, capitán, jugadores asociados e historial de arriendos. Desde ahí debe salir el número de partidos jugados, la deuda pendiente y el contacto directo del capitán. Cuando el capitán cambia —y cambia una o dos veces al año—, el equipo tiene que seguir existiendo con su historial intacto.

Revisa además cómo maneja el sistema las categorías: senior, sub-40, damas, mixto, infantil. La categoría no es un adorno; determina en qué campeonato puede inscribirse el equipo y qué tarifa aplica. Un sistema serio te deja crear las categorías que uses tú, no las que trae de fábrica.

Un complejo que solo arrienda canchas compite por precio. Uno que corre campeonatos fideliza equipos por meses completos y llena los bloques muertos de martes y miércoles. Por eso el módulo de campeonatos no es un extra: es la diferencia entre 40% y 80% de ocupación en temporada.

Lo que debes pedir en la demo, con datos de prueba pero flujo real: crear un campeonato, inscribir equipos por categoría, generar el fixture automático (liga todos contra todos, o grupos más eliminación directa), asignar cada partido a una cancha y a un horario sin chocar con los arriendos normales, y cargar el resultado. Al cargar el marcador, la tabla de posiciones se tiene que actualizar sola con puntos, diferencia de gol y criterios de desempate; si tienes que llevar la tabla en una planilla aparte, el módulo no sirve.

Pregunta también por las estadísticas individuales: goleadores, tarjetas amarillas y rojas, y suspensiones automáticas por acumulación. El líder de goleo publicado en tu página o en el grupo de WhatsApp es marketing gratis, y el control de tarjetas te evita la discusión clásica del domingo sobre quién estaba suspendido. Ideal: que el sistema muestre el próximo partido de cada equipo y el título en juego en la fecha final.

El futbolito vive de la pichanga fija: el mismo equipo, el mismo día, a la misma hora, todo el año. Verifica que puedas crear una reserva recurrente por un período definido (por ejemplo, 12 semanas) y que el sistema respete feriados y fechas de campeonato sin que tengas que borrar bloque por bloque.

En el cobro, lo básico no negociable es: registrar abono parcial y saldo pendiente, porque el capitán casi siempre paga la mitad al reservar; separar efectivo, transferencia y tarjeta; y dejar constancia de quién recibió la plata en cada turno de recepción. Al cierre de la jornada, el sistema debe entregarte un cuadre por medio de pago que puedas comparar contra la caja física.

Ojo con las promesas de los vendedores sobre pagos en línea e inscripción a campeonatos: pide que te muestren en pantalla qué comisión aplica el medio de pago que uses y quién la asume, y déjalo por escrito en la propuesta. Cualquier afirmación de "cero comisión" sin nombrar al procesador es humo hasta que la veas en la liquidación.

Casi todas las reservas de futbolito parten en WhatsApp, muchas veces pasadas las 23:00. Un sistema útil te permite publicar una página de reservas propia del complejo, con tus canchas, tus horarios y tus precios, para que el capitán vea la disponibilidad real y agende sin que nadie conteste el teléfono. Esa página debe verse bien en celular, porque ahí se decide casi todo el arriendo.

El no-show es el enemigo silencioso: el bloque de las 22:00 que nadie llegó a ocupar y que ya no alcanzaste a revender. Exige recordatorio automático el día anterior, política de cancelación con plazo configurable y, si tu operación lo permite, abono previo para confirmar. Con esas tres cosas la tasa de ausencias baja de forma notoria.

En AgendaCancha, la mensajería por WhatsApp y las funciones con inteligencia artificial vienen incluidas en el plan Pro de $70.000 mensuales; no se venden como un módulo aparte que se suma a la cuenta. El plan AgendaCancha, de $35.000 mensuales, cubre reservas, campeonatos, socios, punto de venta e informes. Antes de comprometerte, aprovecha los 14 días de prueba para correr una fecha completa de tu liga dentro del sistema.

Si tienes dos o más recintos, verifica que el software maneje varias sedes bajo una misma cuenta, con precios y horarios independientes, y que el informe consolidado te muestre la ocupación por sede. Migrar después, cuando abras el segundo complejo, siempre sale más caro que elegir bien ahora.

Define los roles antes de la demo: administrador, recepción y, si corresponde, un acceso público de consulta. La persona de recepción no debería poder borrar un campeonato ni ver el margen mensual; el administrador sí necesita ver todo, incluida la sesión de cada usuario y qué cambió. Pide que te muestren el registro de cambios: quién anuló esa reserva del sábado y a qué hora.

Cierra la evaluación con la pregunta más incómoda: ¿puedo exportar mis datos si me voy? Equipos, jugadores, arriendos históricos y resultados de campeonatos deben poder salir en un archivo estándar. Un proveedor que se niega a eso te está pidiendo algo más que una suscripción mensual.